Política de tratamiento de datos personales

Trendier Colombia, S.A.S., identificada bajo el Nit. 901.071.219-8, con domicilio en la Calle. 117 nº 6a-60 Oficina 502 - Bogotá, correo electrónico [email protected], (en adelante la (“SOCIEDAD”), adopta y da a conocer a los Titulares de los Datos Personales, la presente política, con la finalidad de informar el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada, así como los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la SOCIEDAD, para hacer efectivos esos derechos.

Generalidades

El artículo 15 de la Constitución Política, consagra el derecho a la intimidad personal, familiar y habeas data, así mismo el derecho del Titular del dato a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre el en bancos de datos y archivos de entidades públicas o privadas. En desarrollo del artículo constitucional antes mencionado, se expidió la Ley Estatutaria 1581 el 17 de octubre de 2012, que constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia. El artículo 17 literal k de esta ley, exige a los responsables del tratamiento de datos personales "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos". Posteriormente se expide el Decreto 1377 de 2013, con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y reglamentar entre otros los aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información.

Definiciones

La SOCIEDAD. Entiéndase Trendier Colombia, S.A.S..

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Responsable del Tratamiento: ersona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios

Con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley, en todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la SOCIEDAD, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a las reglas establecidas en la Ley, en esta Política y a los siguientes principios:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen y/o reglamenten.

Principio de finalidad: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política, en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato al momento de obtener su Autorización.

Principio de libertad: En ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

Principio de veracidad o calidad del dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la SOCIEDAD, se abstendrá de tratarlo o solicitara a su titular la completitud o corrección de la información.

Principio de trasparencia: Cuando el Titular lo solicite, la SOCIEDAD entregará la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo el área de Marketing y Comunicaciones - Protección de Datos, departamento encargado de la protección de datos personales.

Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de LA SOCIEDAD que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por LA SOCIEDAD para llevar a cabo el Tratamiento.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. En todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales, se deberá consultar esta Política comprobando el cumplimiento de esta regla.

Principio de Temporalidad: La SOCIEDAD no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.

Principio de confidencialidad: Todo Dato Personal diferente al Dato Público, debe tratarse por los Responsables y Encargados, como confidencial aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato y la SOCIEDAD haya terminado.

A la terminación del vínculo estos Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con la Ley y esta política.

Principio de Individualidad: La SOCIEDAD mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Responsable de aquellas en las que es el Encargado.

Deberes como responsable del tratamiento

Trendier Colombia, S.A.S., tiene la calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la SOCIEDAD.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 la Ley 1581 de 2012, son deberes de los Responsables del Tratamiento y en consecuencia de la SOCIEDAD, los siguientes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas aplicables y concordantes y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento y finalidades

La información solicitada por parte de la SOCIEDAD tendrá como finalidad principal alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta para el desarrollo de su objeto social y actividades.

Los Datos Personales tratados por la SOCIEDAD se someterán a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos por virtud de ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Generales

1. Registrarte como usuario.

2. Ofrecerte información comercial.

3. Formalizar tus compras y pagos.

4. Tramitar y gestionar la solicitud, consulta o cualquier petición que realices a través del formulario y la remisión de la misma, si fuera necesario, al departamento que pueda ayudarte.

5. Publicar tus comentarios en el blog.

6. Analizar tu navegación para mejorar la accesibilidad, enriquecer y perfeccionar tu experiencia, conocer tus hábitos de consumo, preferencias y gustos para ofrecerte productos que se adecuen a tus necesidades, personalizar el contenido, realizar estimaciones y almacenar tus preferencias.

7. Gestionar tu candidatura, evaluar tu perfil, competencia e idoneidad para prestar los servicios necesarios para el puesto de trabajo.

8. Atender y resolver todas las consultas y preguntas que nos puedas plantear a través del help chat.

Derechos del titular de los datos personales

La SOCIEDAD, informa a los Titulares de los Datos Personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios son:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a la SOCIEDAD o las demás compañías encargadas del tratamiento de tus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hayan sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgado a la SOCIEDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el tratamiento.

3. Ser informado por la SOCIEDAD o alguna de las compañías encargadas del tratamiento de tus datos personales, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que te conciernan y el uso que se le ha dado a tus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1480 de 2011, la Ley 1266 de 2008, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio Título V, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Así mismo, en aquellos supuestos en que pudiera resultar de aplicación la normativa de protección de datos europea, tienes derecho, además, a que enviemos tus datos personales a otra organización siempre que así lo solicites (Portabilidad de los datos) y en determinadas circunstancias, podrás solicitar la limitación de los datos personales (Limitación del tratamiento), en cuyo caso únicamente se conservarán para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En estos casos, tus derechos serán atendidos conforme a lo establecido en la referida normativa.

Area encargada de protección de datos personales

La SOCIEDAD ha designado al área de Protección de datos como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Tratamiento de los Datos Personales.

Algunas de las funciones de esta área de manera enunciativa más no limitativa en relación con los Datos Personales son:

a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de consulta de los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la normatividad vigente.

Canales de atención y datos de contacto

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por estos, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares a través de los canales que han sido habilitados por la SOCIEDAD para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición así:

Atención Personal. La atención personal al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos será la Calle. 117 nº 6a-60 Oficina 502 - Bogotá, Colombia, la cual será atendida por el área de Operaciones y Finanzas - Protección de datos, en el horario de Lun-Vie 9am-6pm.

Atención a través de Correo Electrónico. La atención a través de correo electrónico al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos será la dirección electrónica [email protected].

Procedimientos para ejercer los derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, podrán realizar consultas y/o reclamos referentes a sus datos personales a través de los canales descritos anteriormente, en los siguientes términos:

CONSULTA. Las consultas deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que requieren ser consultados, iii) dirección, iv) correo electrónico, y; v) en caso de ser causahabientes y/o apoderados anexar el respectivo documento que lo acredite.

Las consultas serán atendidas por la SOCIEDAD, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la SOCIEDAD informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, fecha que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta, la SOCIEDAD le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, la SOCIEDAD entenderá, que el Titular, causahabiente o apoderado ha desistido de la consulta.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Así entonces, el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titulare el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.

RECLAMO. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en alguna Base de Datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto por la SOCIEDAD.

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del Titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular, causahabiente y/o apoderado quiere hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto la SOCIEDAD requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, LA SOCIEDAD entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.

LA SOCIEDAD, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota. La supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el Responsable tenga un deber legal o contractual que le obligue a mantener los Datos en la base de datos de la SOCIEDAD.

Vigencia. Esta política fue aprobada después de la expedición de la ley 1581 de 2012, modificada en función de las normas reglamentarias expedidas en los años 2013, 2014, 2015, 2016, y 2022, y publicada en la página web, a día 18 de octubre de 2022.

Periodo de vigencia Base de Datos. La vigencia de la base de datos. Teniendo en cuenta el criterio de temporalidad y necesidad será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

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